赤峰檔案整理工作必須有一定的標準和依據，并按照一定的原則和要求進行。檔案整理工作的原則是遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，充分利用原始基礎，區分不同的價值，便于存儲和使用。

（1）整理檔案必須遵循文件形成規律

文件材料是單位工作活動的產物，反映了單位歷史活動的性質、職能、任務和發展過程。只有根據文件形成的內容特點和規則，才能對文件進行適當的分類和合理的組織。

文件材料是在文件處理中形成的，反映了文件格式、語言風格、寫作關系、載體材料和技術環境的特點。只有根據文件形成的形式特點和規則，才能正確處理文件材料的特殊問題。

正確理解文件材料內容和形式形成的特點和規律，將兩者有機結合，客觀反映一定時期單位活動的歷史真實面貌，有效開展檔案分類組合工作。

（2）整理檔案必須保持文件材料之間的歷史聯系

1.來源聯系。文件的來源是文件的生成和處理者。文件資料的來源聯系是指內部機構、組織和個人對這些文件的產生和處理之間的異同關系。文件不是憑空產生的，而是由具有一定職權和職責的組織或個人在其活動中形成的。只有集中同一來源的文件，才能充分、全面地反映組織或個人的職權、職責和工作活動。

2.時間聯系。文件材料的時間聯系是指文件生成和處理的時間范圍之間的異同關系，赤峰檔案整理公司具體表現為自然順序和一定的起止過程或階段。任何單位的工作活動都有一定的時間和空間范圍，有一定的過程和階段，因此文件在生成和處理過程中必然會形成自然的時間聯系。保持文件的時間聯系，可以根據自然形成的順序依次反映單位活動的發展過程，便于文件的管理和使用。

3.內容聯系。文件內容的聯系是指工作、活動、問題、事物、事件和人物在文件生成和處理過程中所反映和涉及的異同關系。文件材料是單位內部機構或個人履行一定職責、解決一定問題時形成的。保持相同內容的文件聯系，可以集中反映機構或個人職責和工作活動的基本面貌，便于根據內容集中管理和使用檔案。

4.形式聯系。文件材料形式的聯系是指文件在制作材料、記錄表達方式、類型名稱等方面的異同關系。文件必須以一定的形式生成和處理。保持文件形式的聯系，可以集中相同載體、記錄表達方式和類型的文件，便于根據形式特征管理和使用文件。

(3)檔案整理必須充分利用原有的整理基礎

充分利用原有的整理基礎，既能保持文件材料之間原有的歷史聯系，保持單位的真實歷史面貌，又能節省人力、財力、物力和時間，保證整理質量，降低整理成本，提高工作效率。

整理檔案應盡可能在原整理的基礎上進行，充分尊重和利用檔案的原整理結果，不要輕易打亂現有的整理體系。原整理結果基本可用，可保持原狀；局部不合理、不可用，進行局部調整，糾正整理不當和錯誤；原整理基礎混亂，不能達到有效管理目的，需要重新整理，進行必要的處理。

(四)整理檔案必須區分不同的價值

在赤峰檔案整理過程中，區分檔案的不同價值和保管期是關鍵環節。有利于減輕日益增加的檔案對保管場所和設備的壓力，集中人力物力妥善保管有價值的檔案。通過判斷檔案的價值，檔案人員可以進一步掌握檔案的內容和效用，根據實際情況提出開發利用的具體建議，指導檔案的使用，充分發揮檔案的作用。